Удобная отчетность: обзор функции «Экспорт списка пассажиров в Excel»

В процессе организации пассажирских перевозок диспетчерам и руководителям часто требуется передавать данные о пассажирах внешним службам (например, для пограничного контроля, страховых компаний или бухгалтерии).

Ранее в системе уже существовал печатный посадочный лист для водителя, но для цифрового документооборота и дальнейшей обработки требовался редактируемый табличный формат. Чтобы избавить сотрудников от ручного копирования данных и риска опечаток, мы разработали инструмент автоматической выгрузки списков пассажиров в формате Excel.

Ключевые возможности функционала

Инструмент спроектирован так, чтобы быть максимально удобным и не перегружать интерфейс тем компаниям, которые в нем не нуждаются. Он опционален и активируется специальной галочкой в глобальных настройках системы.

1. Выгрузка в один клик

При включенной настройке в карточке каждого рейса появляется новая заметная кнопка. Одним нажатием диспетчер мгновенно генерирует и скачивает готовый файл со всей необходимой информацией по конкретной поездке.

2. Умное наименование файлов

Скачанные отчеты больше не потеряются в папке «Загрузки» среди других документов. Система автоматически присваивает каждому файлу четкое и информативное название, которое включает:

• Уникальный ID рейса в системе;

• Название направления (маршрута);

• Точную дату и время отправления автобуса.

3. Строгая структура данных

Сам Excel-документ формируется в виде аккуратной таблицы без визуального мусора. В ней собраны все критически важные для контроля атрибуты:

• Фамилия и Имя пассажира;

• Паспортные данные (номер документа);

• Дата рождения;

• Занятое место в салоне;

• Точные остановки посадки и высадки.

4. Логическая группировка (Оптимизация для посадки)

Главная ценность выгружаемого документа — это интеллектуальная сортировка записей. Пассажиры в таблице не перемешаны случайным образом. Сначала система автоматически группирует их по остановкам посадки, а уже внутри каждого блока остановки выстраивает людей строго по порядку номеров мест. Такой формат идеально повторяет логику реального сбора пассажиров по маршруту следования, что делает документ максимально практичным.

Итоги

Внедрение функции экспорта в Excel закрывает потребность транспортных компаний в быстрой цифровой отчетности. Готовые, правильно отсортированные и отформатированные списки существенно экономят рабочее время диспетчеров и делают процесс передачи данных во внешние инстанции быстрым и безошибочным.