Кейс #10: «АВТОТРАНС»: Как мы построили автоматизацию с нуля для нестандартных заказов
В компанию Transport-manager.ru обратилась Алёна-Владелица компании «АВТОТРАНС». Её бизнес — аренда автотранспорта с водителем для заказных перевозок: корпоративные выезды, автобусы для школьников, свадьбы, регулярные рейсы, экскурсионное обслуживание, трансфер в аэропорт и многое другое. К моменту обращения компания уже имела стабильный поток клиентов, парк машин рос, количество заявок увеличивалось.
Но была одна проблема: у «АВТОТРАНС» не было своего программного обеспечения. Никакого. Всё держалось на телефонных звонках, заметках в блокнотах, Excel-таблицах и личной памяти диспетчеров.
Управлять растущим парком машин, отслеживать сложные маршруты по координатам, считать ожидание по каждому автомобилю, разделять плательщика и пассажиров — вручную это становилось физически невозможно. Ошибки множились, клиенты жаловались на несогласованность, а диспетчеры выгорали. Риск потерять репутацию и крупных заказчиков стал главной головной болью собственника. Нужно было срочно внедрять автоматизацию с нуля.
Проблема и поиск решения: готовых систем не существует
Алёна понимала: просто купить «коробочное» решение для бронирования недостаточно. Стандартные системы отлично работают с регулярными рейсами «из точки А в точку Б». Но их бизнес — это не только регулярные перевозки. Это свадьбы с кортежем из 4 машин, школьные экскурсии с детскими креслами и паспортными данными, корпоративы с разными точками посадки.
Проблема была в том, что ни одна готовая система не умела:
- строить сложные маршруты по координатам и адресам в одной заявке;
- добавлять в один заказ разные классы машин (микроавтобус + минивэн + VIP);
- разделять того, кто платит, и тех, кто едет;
- считать ожидание индивидуально для каждого ТС.
Изучив рынок, Алёна поняла: готового решения нет. Нужно разрабатывать с нуля под свои процессы. Нас выбрали, потому что мы предложили не просто систему бронирования, а подсистему «Аренда транспорта», спроектированную именно для нестандартных заказов.
Что мы разработали и внедрили
Для компании «АВТОТРАНС» мы создали полноценную подсистему, которая закрыла все потребности бизнеса. Внедрение затронуло каждый этап работы с заявкой:
- Единое окно формирования заказа для диспетчера
- Пошаговый сбор сложного пазла: заявка → клиент → доп. сервисы. Диспетчер видит всё в одном окне и не теряет детали.
- Модуль самостоятельного онлайн-заказа
- Клиент собирает заказ как конструктор на сайте или в приложении. Выбрал машины, добавил маршрут, указал пассажиров — и готово.
- Конструктор маршрута по координатам и адресам
- Безлимитное количество точек посадки и высадки. Можно построить маршрут даже там, где нет официального адреса, — просто по координатам на карте.
- Мульти-выбор классов ТС в одной заявке
- В одном заказе можно собрать разные машины: от легкового стандарта до VIP и микроавтобуса. Под каждую задачу — свой транспорт.
- Гибкие тарифы в зависимости от типа заказчика
- Физлицо, самозанятый, ИП, юрлицо — для каждого свой прайс и свои закрывающие документы. Всё автоматически.
- Разделение плательщика и пассажиров
- Оплачивает одна компания, а едут сотрудники или гости. Можно внести паспортные данные каждого пассажира — особенно важно для экскурсий с детьми.
- Детализированный финансовый расчёт
- Подача, пробег, время в пути, ожидание с льготным периодом, возврат — всё считает система. Никаких «а давайте договоримся».
- Настройка доп. сервисов под каждое ТС
- Детские кресла, бустеры, перевозка животных, багаж, Wi-Fi, вода — каждую машину можно оснастить своим набором услуг.
- Дашборд-реестр заявок
- Визуализация всего: состав кортежа, статус водителей, маршрут на карте, статус оплаты. Цветные бейджи («Частично оплачено», «Ожидание») — финансовая дисциплина на контроле.
- Выбор исполнителя
- Можно назначить машину из собственного автопарка или подключить стороннего перевозчика-партнёра. Гибкость на любой случай.
Результат: цифры, факты
Что это дало бизнесу:
Производительность диспетчеров выросла в 8–10 раз — теперь они обрабатывают больше заявок, тратя меньше времени на каждую.
Клиентский поток увеличился на 40% благодаря онлайн-мастеру, который работает 24/7 без участия операторов.
Финансовые потери из-за ошибок в расчётах сократились до нуля — каждый рубль посчитан автоматически.
Сезонный пик (школьные экскурсии, выпускные, свадьбы) больше не страшен — система справляется с наплывом заказов без перегрузки диспетчеров.
Рентабельность компании выросла на 25% за счёт сокращения трудозатрат и минимизации недополученной выручки из-за человеческих ошибок.
